Personalakte (Beamtenrecht)
Vorschriften zur Personalakte eines Beamten sind in den §§ 56-56g des Berliner Landesbeamtengesetzes (LBG) zu finden.
Nach § 56 LBG ist über jeden Beamten eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen.
Zur Personalakte gehören alle Unterlagen und Daten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); dazu zählen nicht nur papierne Akten, sondern auch in Dateien gespeicherten Informationen. Unterlagen, die das Dienstverhältnis nicht betreffen, dürfen auch nicht in die Personalakte aufgenommen werden.
Ob Informationen als Personalaktendaten anzusehen sind, hängt maßgeblich von dem Zweck ab, zu dem sie erfasst werden. Die Rechtsprechung stellt dabei darauf ab, ob “ein innerer Zusammenhang” zwischen dem angefallenen Aktenmaterial und dem konkreten Beamtenverhältnis besteht.
Typische Beispiele: Die bei der Dienstbehörde geführten förmlichen Disziplinarvorgänge, disziplinarrechtliche Vorermittlungsakten, Vorgänge über etwaige formlose “Verwaltungsermittlungen” und Hinweise auf möglicherweise pflichtwidriges dienstliches Verhalten eines Beamten sind Bestandteil der Personalakte.
Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.
Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in eine konkrete, anderweitige Verwendung ein.